AutoForms – Automação de Processos Internos (Aegea)
Robô de automação em Python que aumente a produtividade da célula de Análise de Retaguarda por meio da extração automatizada de informações do Oracle Field Service (OFS) e envio destas para o Microsoft Forms, eliminando o preenchimento manual repetitivo e reduzindo erros humanos.
Brasil, Rio de Janeiro
2010
Saneamento
Valor patrimonial estimado
R$ 8,355 bilhões (2024)
Tamanho da companhia
23 milhões de colaboradores
Desafio
O principal desafio deste projeto foi automatizar um fluxo crítico de um setor inteiro da Aegea, mais especificamente a Célula de Análise de Retaguarda, responsável pelo tratamento e consolidação de informações operacionais vindas do Oracle Field Service (OFS).
Antes da automação, o processo dependia fortemente de preenchimento manual repetitivo no Microsoft Forms, o que gerava:
Alto consumo de tempo operacional
Maior propensão a erros humanos
Estresse dos colaboradores, especialmente em períodos de alta demanda
Dificuldade de padronização das informações analisadas
Além disso, o desafio envolvia lidar com dados não estruturados, extraídos diretamente da interface do OFS, exigindo regras robustas de leitura, validação e organização das informações.
Resultados
Já no primeiro mês após a implementação, os impactos foram claros e mensuráveis:
📈 Aumento de aproximadamente 10% na produtividade geral do setor
😌 Redução significativa do estresse operacional dos colaboradores
🧠 Menor carga cognitiva em tarefas repetitivas, permitindo foco em análises mais complexas
👥 Facilidade de adaptação de novos colaboradores, mesmo com equipes em fase de aprendizado
❌ Redução de erros manuais no preenchimento dos formulários
Os resultados são ainda mais relevantes considerando que, durante esse período, novos analistas estavam sendo integrados ao setor, o que normalmente reduziria a produtividade — cenário que foi mitigado pela automação.
Processo
O desenvolvimento do AutoForms seguiu uma abordagem ágil, com foco em entregas rápidas e melhoria contínua.
O processo foi estruturado da seguinte forma:
Utilização de Kanban para mapear o fluxo atual, identificar gargalos e priorizar os pontos de maior impacto
Quebra do problema em pequenas entregas incrementais, permitindo testes frequentes com usuários reais do setor
Ajustes contínuos baseados no feedback da equipe operacional
Implementação de regras inteligentes de extração de dados (Regex), garantindo precisão mesmo com variações no texto do OFS
A automação foi construída para ser simples de executar, resiliente a falhas comuns e facilmente adaptável a mudanças futuras no formulário ou no layout do sistema de origem.
“Excelente trabalho Juan! A automação desse processo contribui muito. Parabéns pela iniciativa!”
Jean Damasceno
Ger. Executivo de Operações / Serviços | Aegea
Conclusão
O AutoForms demonstrou como automação bem direcionada pode transformar completamente a rotina de um setor, mesmo sem grandes investimentos em infraestrutura.
Ao eliminar tarefas manuais repetitivas e estruturar automaticamente dados operacionais, o projeto gerou:
Ganho real de produtividade
Melhora na qualidade das informações
Impacto positivo direto no bem-estar da equipe
Mais do que um robô, o AutoForms se tornou uma ferramenta estratégica de apoio à decisão, provando que soluções simples, quando bem pensadas, podem gerar resultados expressivos em ambientes corporativos complexos.